タイムマネジメントにおける所要時間の見積

昨日に続いてタイムマネジメントについてのコラムです。

本日は、仕事を計画するときの作業時間や期間、納期を設定する所要時間の見積りについてです。これまた重要なことだと思っています。なぜならどれくらいの時間をかけて仕事を終わらせるのか、その所要時間見積で仕事の進め方が大きく変わるからです。

一般的に言われている所要時間を見積る方法は、大きくは3つと言われています。

１．類似類推見積り

過去取り組んだ類似した作業の作業時間を引用して所要時間を見積る

見積りをする人がしかるべき専門知識を有していないと類推する所要時間は長くなる傾向になる

２．定量ベース所要時間見積り

標準的な作業時間をひとつの基準として所要時間を見積る

例：書面一枚あたりの時間、時間あたりの作業量（標準作業時間、タクトタイム等）

３．予備時間見積り

不測事態の対応や予め余裕をもたせて予備時間を見積る

という大きくは3つになるのですが、所要時間の見積りで注意すべき点、留意しておくべき点があります。

１．ギリギリの時間で所要時間を見積ることはなく、ほとんどの場合余裕を持たせている（納期は過去の経験から悲観的に決められている。そのため安全な期間を考えている）

２．通常仕事単位に所要時間を見積りやすいので、仕事が増えると納期が延びやすい

３．さらに、掛け持ち仕事を考慮して見積られる

ほとんどの場合余裕を持って所要時間を見積りますが、実際はその余裕が消えてしまいます。なぜなんでしょうね。。。それは次のようになりやすい傾向だからです。

１．ギリギリにならないと力が入らない、ギリギリに仕事を始める傾向になりやすい（学生症候群と言われています）

２．早めに終了すると次の計画時に削られるから、それを見込んで多めに時間を見積る。→早く終わった場合には報告しない

３．明確な成果基準がないと終わっているのに、さらに良くしようと過剰品質になることもある

マネジメントとして考える際には、上記のようなことがあるので、所要時間見積りは、成果物や人の特性を見て判断すること、鵜呑みにしてはならないということになります。そのためしっかり所要時間や納期についての認識を部下とすり合わせ、フォローしないといけないですね。

AMWでは、タイムマネジメントで効率的効果的な仕事の進め方にするお手伝いをしています。

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